Der Reinigungsvertrag: woran ein gutes Leistungsverzeichnis erkennbar ist

Was in ein Leistungsverzeichnis gehört

Das Verzeichnis ist eine Tabelle, kein Fließtext. Für jeden Raumtyp oder Bereich stehen die Tätigkeiten mit ihrer Häufigkeit darin. So entsteht ein Dokument, an dem sich jede Beanstandung messen lässt.

• Flächenangabe je Bereich in Quadratmetern
• Bodenbelag je Bereich, weil er das Verfahren bestimmt
• Tätigkeit im Klartext: kehren, feucht wischen, Kontaktflächen desinfizieren
• Häufigkeit als Zahl: täglich, 3× wöchentlich, monatlich, quartalsweise
• Zeitfenster für den Einsatz und die Regelung des Zugangs
• Wer Material, Maschinen und Verbrauchsmaterial stellt

Formulierungen, die nichts wert sind

„Nach Bedarf“ ist die häufigste Leerformel. Wessen Bedarf, festgestellt von wem? Solange das offen bleibt, ist die Position weder einklagbar noch kalkulierbar – und sie ist auch für den Reinigungsbetrieb ein Problem, weil er sie nicht bepreisen kann.

Ebenso wertlos sind Sammelbegriffe wie „Grundreinigung der Büroflächen“ ohne Angabe, was dazugehört, oder „Reinigung in ortsüblicher Qualität“. Ortsüblich ist kein Maßstab, den man im Streitfall belegen könnte.

Kritisch sind auch Klauseln, die den Leistungsumfang einseitig anpassbar machen: „Der Auftragnehmer behält sich vor, den Turnus an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.“ Das ist eine Preisanpassung mit anderen Worten.

Beanstandungen und Nachbesserung

Sinnvoll ist eine Regelung, die Beanstandungen an eine Form und eine Frist bindet: schriftlich oder per E-Mail an eine benannte Adresse, innerhalb weniger Werktage nach dem Einsatz. Das ist keine Hürde gegen den Kunden, sondern schützt beide Seiten – nach vier Wochen lässt sich nicht mehr klären, ob ein Bereich am fraglichen Tag gereinigt war.

Ebenso gehört hinein, was auf eine berechtigte Beanstandung folgt: Nachbesserung beim nächsten regulären Einsatz, bei erheblichen Mängeln kurzfristig. Und was passiert, wenn sich Mängel häufen – etwa eine Minderung oder ein Sonderkündigungsrecht.

Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung

Üblich sind unbefristete Verträge mit einer Kündigungsfrist von einem bis drei Monaten zum Quartals- oder Jahresende. Lange Mindestlaufzeiten über zwei Jahre sind für den Auftraggeber selten von Vorteil, weil sie die einzige wirksame Sanktion bei schlechter Leistung aushebeln.

Preisanpassungsklauseln sind legitim, sollten aber an einen nachvollziehbaren Anker gebunden sein – etwa an die Tariferhöhung im Gebäudereiniger-Handwerk – und nicht ins freie Ermessen gestellt sein. Eine Klausel, die Erhöhungen ohne Begründung erlaubt, ist im Zweifel angreifbar, führt aber vorher schon zu Ärger.

Warum die Trennung laufend / einmalig wichtig ist

Bei vermieteten Objekten hat die Trennung unmittelbare Folgen: Die Kosten der regelmäßigen Gebäudereinigung sind nach der Betriebskostenverordnung grundsätzlich umlagefähig, einmalige Grundreinigungen dagegen nicht. Wer beides in einer Summe abrechnet, riskiert, dass die Umlage insgesamt beanstandet wird.

Auch ohne Vermietung lohnt die Trennung, weil sie die Budgetplanung erleichtert und zeigt, welcher Teil der Kosten dauerhaft anfällt und welcher einmalig.

Was viele vergessen: die Schlüsselregelung

Wenn außerhalb der Nutzungszeiten gereinigt wird – und das ist der Regelfall –, braucht es eine schriftliche Regelung zur Schlüssel- und Alarmübergabe: wer welche Schlüssel erhält, wie die Ausgabe dokumentiert wird, was bei Personalwechsel passiert und wer die Kosten trägt, wenn ein Schlüssel verloren geht.

Der letzte Punkt ist der teuerste: Bei einer Schließanlage kann ein verlorener Schlüssel den Austausch des gesamten Systems auslösen. Ob und in welchem Umfang die Betriebshaftpflicht des Dienstleisters das deckt, sollte vor Vertragsschluss geklärt sein – nicht danach.